Основатель диджитал-студии @tinyheartsapps рассказал о том, как грамотно распределять своё время при управлении проектами.

Быть основателем, менеджером продукта или директором подчас бывает очень сложно. Чем больше дел нужно контролировать, тем быстрее они ускользают из поля зрения. Снижается качество работы, и накапливаются нерешенные вопросы.

Вам необходимо правильно распределять свое время

Чтобы избежать этих неприятных последствий, Бреннан рассказал мне о правиле 1/50/99% (я предпочитаю называть его метод 99/50/1%), которое он использует, чтобы успевать работать сразу над несколькими проектами. Этот метод лежит в основе взаимодействия с вашими проектными командами. Я принял его на вооружение и адаптировал для своей студии.

Чтобы применить это правило, запомните, что вам необходимо проводить встречи с проектной командой в следующих важных случаях:

• В начале проекта, когда предстоит сделать еще 99% работы
• В середине, когда остается около 50% работы
• Непосредственно перед финишем, когда необходимо завершить всего 1% работы

Конечно, вы всегда должны быть готовы поддержать, направить или даже лично вмешаться, чтобы помочь в разрешении сложных вопросов и любых недоразумений.

99%: Стратегия высокого уровня (определение проблемы и решения)

Вам необходимо вмешаться, чтобы помочь выбрать лучшее направление развития вашего продукта. Это чрезвычайно важный этап. Он напоминает удар по мячу в гольфе. От того, как вы отрегулируете размах клюшки и выберете точку удара с поправкой на несколько градусов или даже несколько миллиметров, будет зависеть, куда попадет мяч в конечном итоге — и результат может быть очень различным.

Обычно участие на этом этапе — это вводные встречи и/или просмотры первоначальных эскизов.

В итоге вы и ваша команда определитесь с видением и целями («Мы хотим быть лучшими в том-то и том-то» или «Мы хотим, чтобы пользователи сказали о нас то-то и то-то»).

Вы также сможете четко сформулировать критерии успеха. В большинстве случаев мы стараемся сделать все как можно проще, одновременно определяя цели и ключевые результаты (OKR).

Как только команда приходит к общему пониманию задач и параметров успеха, мы переходим к конкретике. Здесь необходимо установить показатели эффективности, сроки и важнейшие этапы развития проекта. Также следует определить состав и роли участников команды.

Во время такого организационного совещания можно подумать о том, как продукт будет выглядеть, какие чувства вызывать. Важно, чтобы вы обозначили его  фундаментальную основу и задали направления развития для всех его характеристик.  На вводных встречах мы обычно обсуждаем три их категории по модели KANO:

• Базовые характеристики: «Это те свойства, которые мы считаем само собой разумеющимися. Клиенты обычно их даже не упоминают, потому что они чрезвычайно важны или являются базовыми для определения ценности продукта».
• Основные/желаемые свойства: «Это свойства, которые клиенты желают иметь, но не ожидают их получить. Чем больше таких стимулирующих характеристик мы заложим, тем счастливее будет клиент. Удачная работа в этой области позволяет нам делать их  довольными».
• Восхищающие/привлекательные свойства: «Это свойства, которые приятно удивят клиентов, то есть полная для них неожиданность. Если их нет в продукте, это не вызывает недовольства. Более того, клиенты не будут упоминать эти характеристики в качестве важных во время опросов, потому что они являются неожиданными по определению. Однако наличие таких характеристик повышает удовлетворенность продуктом и лояльность к нему».

Вводное совещание — это встреча, в которой должны участвовать все участники команды. Как правило, по его итогам мы приходим к единодушному решению, однако если того требует ситуация, окончательное решение принимаю я. И это также ваша ответственность.

К концу совещания, если все прошло хорошо, мы начинаем работать в одном направлении, мы очень хорошо понимаем, что нам необходимо сделать, и у нас есть четкая цель, к которой нужно стремиться. Каждый должен чувствовать в себе силы для  реализации проекта, стремиться начать работу над ним и добраться от этапа «не готово на 99%» до «осталось выполнить 50%».

В идеале вы также должны определить некоторые ресурсы для того, чтобы начать планировать запуск проекта. Лучший запуск начинается с первого дня.

Вот некоторые работы, которые моя команда обычно выполняет в период от 99% до 50%:

• Проработка технической стороны
• Анализ конкурентной среды
• Создание демо-версий
• Опрос пользователей
• Каркасное моделирование
• Создание прототипа
• Тестирование юзабилити
• Создание основных характеристик

Вы можете внести свой вклад на каждом из этих этапов, предоставив справочные материалы, высказав свои замечания, приняв участие в каких-то рабочих сессиях, но это необязательно. Освободите себя!

50%: Сбор обратной связи (коррекция курса)

Итак, ваша команда усердно работала над проектом в течение какого-то времени и готова дать вам обратную связь. Это отметка 50%. Ура, мы более-менее на половине пути!

На этом этапе ваши сотрудники уже переработали дизайн продукта несколько раз. В идеале уже есть работающий прототип, который вы можете протестировать. Продукт вырос и приобрел формы и очертания. Естественно, что для того, чтобы подготовиться к этой фазе, вам необходимо иметь на руках альфа- или бета-версию продукта. Этап сбора обратной связи может состоять из двух совещаний — одно будет посвящено дизайну, а другое — вопросам разработки.

Критика дизайна

На совещаниях по дизайну вы должны дать очень конкретную оценку. Обратите внимание на все, что кажется неправильным или неудобным — возможно, какие-то элементы не приближают пользователя к его конечной цели или не соответствуют вашему видению. Уберите эти детали или исправьте их, чтобы они соответствовали общей концепции.

Вам также необходимо высказать свои комментарии и замечания о пользовательском интерфейсе и восприятии (UI/UX). Проанализируйте результаты опроса пользователей и тестирования, которые были проведены ранее, внимательно изучите собранные данные. Выделите ключевые тезисы о том, что было получено в ходе работы и как это применяется.

В визуальном плане обращайте внимание на детали и их связность (последовательность). Убедитесь в том, что процесс использования и архитектура приложения логичны, и что в них нет никаких пробелов.

Обратная связь от разработчиков

Эта обратная связь — все о функциональности, производительности, скорости и стабильности. Убедитесь в том, что элементы находятся там, где они должны быть, и что приложение выглядит так, как это было задумано. Как и на стадии получения обратной связи по дизайну, вам нужно обратить особое внимание на элементы, которые вы можете убрать.

На этом этапе продукт еще не завершен, и его доработка, скорее всего, потребует еще достаточно много времени. Убедитесь в том, что все идет в соответствии с планом, определенном на начальном совещании. Возможно, вам придется скорректировать некоторые прогнозы.

Забегая вперед, вот некоторые задачи, которые наша команда решает в период от 50% до 1%:

• Улучшение дизайна продукта
• Дополнительные исследования
• Тестирование юзабилити
• Дополнительная разработка
• Завершение создания базовых свойств, добавление желаемых и привлекательных характеристик
• Подготовка к запуску

Кстати, скорее всего, все будет идти не совсем гладко, и вам придется уточнять некоторые прогнозы и предварительные оценки. Это нормально. Проводя такую проверку, вы должны быть готовы к выделению дополнительных ресурсов и увеличению сроков работы над проектом, если он развивается не так, как было запланировано. Иногда от вас может потребоваться более активное личное участие и привлечение большего числа людей для работы.

Если же все движется гладко, вы пока здесь не нужны!

1%: Завершение работы над проектом

Ого, запуск уже совсем не за горами! Быстро же мы обернулись! Но не обольщайтесь. Любой опытный разработчик, дизайнер или менеджер проекта знает, что оставшиеся 10% критически важны. Работа над ними всегда отнимает очень много времени.

Это называется правило 90/90:

«Первые 90% кода отнимают первые 90% времени разработки. Оставшиеся 10% кода отнимают другие 90% времени разработки. — Том Каргилл (Tom Cargill), Bell Labs

На этом этапе вам необходимо тщательно исследовать все мелкие детали (внешний вид приложения, изменение версий, исправления в позиционировании, детали элементов на уровне пикселей).

Большую часть времени здесь необходимо посвятить подготовке к релизу и запуску приложения. Вы можете планировать анонс приложения заблаговременно, но, скорее всего, вы будете заняты срочной корректировкой ваших планов.

Вместо заключения

Еще один совет от Бреннана — внедрите этот метод в корпоративный стиль общения в вашей компании. Очень важно объяснить, какую именно обратную связь вы ожидаете получить. Если проект на стадии 1% (осталось сделать), прежде чем собирать мнения о нем, обязательно сообщите команде этот факт. На этой стадии имеет смысл разговаривать только о критических препятствиях, все остальное требует отдельной беседы.

Метод «99-50-1» помогает лучше распоряжаться своим временем и быть уверенным в том, что ваша работа направлена на создание поистине замечательного продукта.

Хотя я перечислил конкретные совещания, которые мы проводим вместе с командой, я считаю, что этот метод достаточно гибок для того, чтобы им пользовались команды любых размеров и из любых отраслей — его можно адаптировать под разные потребности. Попробуйте этот способ, особенно если сфера вашей ответственности меняется и растет. (Это ведь даже хорошо!)